2011-09-14

ZARZĄDZENIE Nr 188/2011

ZARZĄDZENIE Nr 188/2011
BURMISTRZA MIASTA ZAKOPANE
z dnia 12 września 2011 roku

w sprawie ustanowienia Polityki szkoleniowej w Urzędzie Miasta Zakopane

Na podstawie art. 33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm) zarządza się co następuje:

§1.
Ustanawiam Politykę szkoleniową Urzędu Miasta w Zakopanem w brzmieniu określonym poniżej :

POLITYKA SZKOLENIOWA W URZĘDZIE MIASTA ZAKOPANE

1. CEL POLITYKI SZKOLENIOWEJ

Celem polityki szkoleniowej prowadzonej przez Urząd Miasta w Zakopanem zwanym dalej „Urzędem” jest podnoszenie kwalifikacji oraz wiedzy i kompetencji pracowników. Umożliwienie rozwoju zawodowego pracownikom Urzędu, co pozwala na efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich, wpływając na jakość świadczonej pracy oraz zwiększenie efektywności i sprawności realizowanych przez pracowników zadań. Realizowana przez Urząd polityka ma również za zadanie optymalne wykorzystanie środków publicznych przeznaczonych na cele szkoleniowe.
Doskonalenie umiejętności i poszerzanie wiedzy przez pracowników Urzędu jest powiązane z ciągłym doskonaleniem i rozwojem Urzędu jako organizacji zgodnie z wdrożonym i utrzymywanym Systemem Zarządzania Jakością według Normy ISO 9001:2000 (nowelizacja ISO 9001:2008). Działania podejmowane w ramach tych obszarów są spójne oraz wzajemnie się wspierają i uzupełniają.
Polityka szkoleniowa obejmuje swym zasięgiem ogół pracowników Urzędu – wszyscy pracownicy Urzędu mają jednakowy dostęp do szkoleń i możliwość podwyższania kwalifikacji.
Szkolenie powinno być związane z wykonywaną pracą, aby ułatwić pracownikom skuteczne wykonywanie ich obowiązków oraz realizacje indywidualnych planów rozwoju zawodowego.
Środki finansowe na realizację polityki szkoleniowej są ustalane corocznie w wysokości adekwatnej do możliwości finansowych Urzędu.

2. IDENTYFIKACJA POTRZEB SZKOLENIOWYCH I PLANOWANIE SZKOLEŃ

Osiąganiu przez Urząd wyżej wymienionych celów, sprzyjać ma prawidłowe zdiagnozowanie potrzeb szkoleniowych zarówno bieżących jak i przyszłych.
Rozpoznanie potrzeb szkoleniowych pracowników to zadanie zarówno Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Zakopane jak też poszczególnych kierowników komórek- w stosunku do podległego im personelu. Analiza potrzeb szkoleniowych musi uwzględniać : potrzeby zgłaszane przez kierownictwo, indywidualne potrzeby zgłaszane przez poszczególnych pracowników- związane zarówno z koniecznością przygotowania pracownika do przyjęcia nowych obowiązków oraz zmiany przepisów w różnych obszarach działalności.
Opracowywany w Urzędzie na każdy rok kalendarzowy „Roczny plan szkoleń” pracowników, ma na celu wskazanie priorytetów szkoleniowych mających znaczenie w danym roku kalendarzowym oraz zapewnienie środków finansowych niezbędnych do ich realizacji.
Odpowiedzialność za opracowanie planu szkoleń ponosi Wydział Organizacyjny, który prowadzi ponadto ewidencję danych niezbędnych do zarządzania procesem szkolenia, w szczególności odbytych szkoleń, liczby ich uczestników oraz ocen szkoleń.

3. ZASADY I PROCEDURA TWORZENIA ROCZNEGO PLANU SZKOLEŃ

Roczny plan szkoleń przygotowywany jest przez Naczelnika Wydziału Organizacyjnego ( załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia ) w oparciu o informacje składane przez naczelników wydziałów, kierowników referatów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy ( załącznik nr 6) w terminie do 15 września każdego roku.
Na podstawie w/w informacji Naczelnik Wydziału Organizacyjnego opracowuje roczny plan szkoleń, w terminie do 30 września każdego roku. Plan szkoleń podlega zaparafowaniu przez Skarbnika i zatwierdzeniu przez Sekretarza Miasta Zakopane lub Burmistrza lub w/z osoby odpowiedzialnej. Roczny plan szkoleń przekazywany jest Naczelnikom/Kierownikom komórek organizacyjnych w terminie nie później niż 7 dni od daty jego akceptacji .

4. TWORZENIE BUDŻETU SZKOLEŃ

Środki finansowe przeznaczone na realizację Polityki Szkoleniowej ustalane są przez Skarbnika na podstawie rocznego planu szkoleń. W budżecie poza szkoleniami wnioskowanymi przez kierowników komórek organizacyjnych i pracowników samodzielnych stanowisk należy uwzględnić 20 % rezerwę przeznaczoną na szkolenia nie ujęte w planie, których konieczność przeprowadzenia może pojawić się w ciągu roku budżetowego.

5. REALIZACJA SZKOLEŃ

Realizacja szkoleń odbywa się w oparciu o roczny plan szkoleń.
Forma szkoleń obejmuje :
1) szkolenia zewnętrzne typu: kursy, warsztaty, seminaria, konferencje szkoleniowe, szkolenia tematyczne, studia podyplomowe.
2) szkolenia wewnętrzne organizowane i prowadzone przez pracowników Urzędu,
3) szkolenia wewnętrzne specjalistyczne organizowane przez Firmy zewnętrzne w Urzędzie.

Wszystkie oferty szkoleń wpływające do Urzędu drogą tradycyjną bądź pocztą elektroniczną przekazywane są do Wydziału Organizacyjnego. Wydział organizacyjny przekazuje je do Kierowników merytorycznych komórek organizacyjnych, które dokonują analizy i wyboru ofert zgodnie z planem szkoleń, a w szczególnych przypadkach ofert, których tematyka nie została ujęta w rocznym planie szkoleń. Wybraną ofertę wraz z wnioskiem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, zatwierdza Naczelnik/Kierownik, wskazując tym samym zgodę na uczestnictwo w planowanym szkoleniu pracownika komórki organizacyjnej, następnie Wniosek wymaga parafowania przez ;
1. Kierownika Referatu Gospodarczego odpowiedzialnego za realizację środków budżetowych na szkolenia pracowników.
2. Skarbnika Miasta Zakopane
• możliwości finansowe Urzędu,
• przydatność szkolenia ze względu na zakres zadań aktualnie realizowanych przez pracownika,
• stan przygotowania kadrowego pracowników Urzędu w danej dziedzinie,
3. Sekretarza Miasta Zakopane lub Burmistrza lub w/z osoby odpowiedzialnej
4. Zgłoszenia szkolenia w Biurze Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Zakopane
O ile wymaga tego Firma organizująca szkolenie dodatkowo wypełnia się i podpisuje wzór kary (formularza) zgłoszenia na szkolenie otrzymany od Firmy szkoleniowej.
W przypadku szkoleń bezpłatnych formularz zgłoszenia wymaga jedynie podpisu Naczelnika/ Kierownika oraz podpis Burmistrza Miasta lub Zastępcy Burmistrza, bądź Sekretarza Miasta wzór karty zgłoszeniowej stanowi załącznik Nr. 4, wyrażając tym samym zgodę na delegowanie pracownika.
W sprawach związanych z dokształcaniem zawodowym pracowników w formie np. studiów wyższych lub podyplomowych, Burmistrz podejmuje decyzję o dofinansowanie indywidualnie.
Polecenie wyjazdu służbowego w celach szkoleniowych wymaga akceptacji Burmistrza, Zastępców Burmistrza, bądź Sekretarza Miasta.
Dokumentację związaną z realizowaną przez Urząd polityką szkoleniową prowadzi Wydział Organizacyjny Urzędu Miasta i jest ona przechowywana przez okres 2 lat jeśli inne przepisy nie stanowią inaczej.

6 KARTY SZKOLEŃ PRACOWNIKÓW

W celu ewidencji, monitoringu i nadzoru nad udziałem pracowników w szkoleniach wprowadza się dla każdego pracownika Urzędu „kartę szkoleń pracownika” wg wzoru, który stanowi załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia. Za aktualizację kart odpowiedzialny jest w każdej komórce organizacyjnej Naczelnik/Kierownik. Uzupełnione karty przekazywane są w terminie do dnia 15 września każdego roku do Wydziału Organizacyjnego, gdzie są analizowane pod kątem adekwatności wyboru szkoleń oraz ilości i zapotrzebowania na szkolenia przy sporządzaniu „Planu szkoleń”.

7. OCENA EFEKTYWNOŚCI SZKOLEŃ

Urząd prowadzi ocenę przebiegu i efektywności szkoleń w celu potwierdzenia nabytych przez pracownika Urzędu w trakcie szkolenia umiejętności poprzez Arkusz Indywidualnej Oceny Szkolenia -AIOS ( wypełniany obligatoryjnie przez pracowników każdorazowo po odbytym szkoleniu) i dołączany do” karty szkoleń pracownika” terminie 7 dni roboczych – wzór stanowiący załącznik Nr 3 do niniejszego zarządzenia.
Naczelnik/ Kierownik komórki organizacyjnej potwierdza swoim podpisem karty szkoleń pracowników i wraz z dołączonymi formularzami AIOS przekazuje w terminie do 15 września Wydziałowi Organizacyjnemu Urzędu Miasta Zakopane, gdzie formularze są analizowane.

8. SYSTEM KASKADOWANIA WIEDZY (SZKOLENIA WEWNĘTRZNE)

Celem wprowadzenia systemu kaskadowania wiedzy jest przekazanie zdobytej w procesie szkolenia zewnętrznego, doświadczenia zawodowego, wykształcenia - wiedzy szerszemu gronu pracowników Urzędu.
Każdy uczestnik szkolenia zewnętrznego zobowiązany jest do przekazania na forum osób zainteresowanych tematyką danego szkolenia najważniejszych spraw poruszanych podczas szkolenia na wniosek zainteresowanych osób. Wśród osób zainteresowanych wskazuje się przede wszystkim następujące osoby:
- bezpośredni przełożony lub osoba przez niego wskazana,
- osoba zastępująca pracownika w razie jego nieobecności,
- inne osoby, których wykonywanie zadań i obowiązków powiązane jest z tematyką
szkolenia.
- pracownik ds. personalnych
Szkolenia wewnętrzne przeprowadzane są przez uczestnika szkolenia w terminie do 10 dni po uprzednim wniosku zainteresowanego . Termin zostaje uzgodniony przez pracownika ds. personalnych, pracownika mającego przeprowadzić szkolenie i bezpośredniego przełożonego..
Z przeprowadzonego szkolenia wewnętrznego należy sporządzić odpowiednią adnotację na odwrocie Arkusza Indywidualnej Oceny Szkolenia obejmującą : wykaz osób uczestniczących w szkoleniu wewnętrznym, temat szkolenia, termin oraz jego cel.
Pracownik ds. personalnych powiadamia zainteresowane osoby o terminie i temacie mającego się odbyć szkolenia wewnętrznego.

9. MATERIAŁY ZE SZKOLEŃ

Materiały uzyskane podczas szkoleń, przechowywane są w odpowiednio opisanych skoroszytach / segregatorach w poszczególnych komórkach organizacyjnych Urzędu i są ogólno dostępne dla wszystkich zainteresowanych.

§2.

Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Organizacyjnego.

§4.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.