2009-01-27

ZARZĄDZENIE NR 14/2009

ZARZĄDZENIE NR 14/2009
BURMISTRZA MIASTA ZAKOPANE
z dnia 19 stycznia 2007 r.

w sprawie powołania, szczegółowego zakresu działania Pełnomocnika Burmistrza Miasta Zakopane ds. Systemu Zarządzania Jakością oraz organizacji utrzymania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością Urzędu Miasta Zakopane.

Na podstawie art. 33 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) zarządza się, co następuje:

§ 1

W celu zapewnienia wysokiej jakości obsługi interesantów oraz ciągłego doskonalenia organizacji, wynikających z wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) wg normy PN-EN ISO 9001:2000 w Urzędzie Miasta Zakopane powołuje się oraz określa się szczegółowy zakres działania stanowiska Pełnomocnika Burmistrza Miasta Zakopane ds. Systemu Zarządzania Jakością oraz zarządza się utrzymanie i ciągłe doskonalenie wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością.

§ 2

1. Dla realizacji celów określonych w § 1 powołuje się Pełnomocnika Burmistrza Miasta Zakopane ds. Systemu Zarządzania Jakością w osobie Pani Agnieszki Sługockiej - p.o. Kierownika Biura Współpracy Europejskiej zwanej dalej „Pełnomocnikiem”.
2. Do zadań Pełnomocnika należy:

1. koordynacja działań w zakresie funkcjonowania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością,
2. ścisła współpraca z kierownikami poszczególnych jednostek organizacyjnych w zakresie funkcjonowania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością,
3. przygotowanie projektów zarządzeń związanych z funkcjonowaniem Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Zakopane,
4. rozpowszechnianie założeń Systemu Zarządzania Jakością wśród wszystkich pracowników Urzędu,
5. nadzór nad identyfikacją, analizą i opisem procesów zachodzących w Urzędzie Miasta zakopane,
6. analizowanie realizacji celów z poszczególnych komórek organizacyjnych i przekazywanie wyników analizy w trakcie przeglądów zarządzania jakością,
7. propagowanie wyników związanych z realizacją Systemu Zarządzania Jakością,
8. planowanie przeglądów zarządzania jakością wspólnie z Kierownictwem,
9. powiadamianie pisemne o zbliżającym się przeglądzie wraz z podaniem programu,
10. przygotowywanie (zbieranie) wskaźników i materiałów pozwalających ocenić efektywność systemu jakości,
11. dokumentowanie przebiegu i rezultatów przeglądów – opracowywanie raportu,
12. przekazywanie w pisemnej formie ewentualnych wskazówek, działań korygujących i zapobiegawczych zdefiniowanych w czasie przeglądu,
13. opracowywanie zmian, aktualizacji, wydawanie kopii oraz wycofywanie archiwalnych egzemplarzy Księgi Jakości,
14. powiadamianie użytkowników o nowych wydaniach dokumentów Systemu Zarządzania Jakością,
15. przeprowadzanie szkolenia wstępnego w zakresie SZJ każdego nowo przyjętego pracownika, oraz organizację szkoleń dla audytorów wewnętrznych Urzędu Miasta Zakopane,
16. dokumentowanie wyników auditów i działań korygujących,
17. dokonywanie analiz związanych z wynikami auditów,
18. opracowywanie planów auditów i przedkładanie do zatwierdzenia przez Burmistrza Miasta,
19. powiadamianie kierowników komórek organizacyjnych objętych auditem o terminie auditu z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym,
20. powoływanie auditora wiodącego i zespołu auditorów do przeprowadzenia auditu,
21. raportowanie wyników auditu Kierownictwu,
22. podejmowanie decyzji o reaudicie,
23. nadzorowanie, weryfikowanie oraz archiwizowanie zapisów jakości,
24. nadzór nad dokumentacją SZJ w zakresie zapewnienia jej zgodności, aktualności i integralności,
25. utrzymywanie współpracy z auditującą jednostką zewnętrzną,
26. przygotowanie wniosków o audit strony trzeciej oraz organizacja auditów strony trzeciej,
27. dostosowanie wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością zgodnie z nowelizacją ISO 9001:2008,
28. Realizowanie innych obowiązków niezbędnych do realizacji zadań określonych przez System Zarządzania Jakością.

§ 3

Pełnomocnik ds. SZJ w zakresie swojej działalności podlega bezpośrednio Burmistrzowi Miasta Zakopane.

§ 4

W ramach realizacji zadań, o których mowa w § 2 , Pełnomocnik jest uprawniony do:

1. wydawania wiążących poleceń służbowych kierującym komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Zakopane dotyczących czynności podejmowanych w ramach funkcjonowania i doskonalenia Systemu Zarządzania Jakością,
2. dostępu do wszystkich informacji związanych z prawidłowym funkcjonowaniem oraz doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością,
3. składania wniosków do Burmistrza Miasta Zakopane o odwołanie, powołanie auditorów wewnętrznych Urzędu Miasta Zakopane, przyznanie nagród dla auditorów oraz o wyciągnięcie konsekwencji służbowych w stosunku do auditorów wewnętrznych Urzędu Miasta Zakopane nie stosujących się do Kodeksu Etyki Audytora Wewnętrznego, a także wymagań zawartych w normie PN-EN ISO 19011; "Wytyczne dotyczące auditowania systemów zarządzania jakością i/lub zarządzania środowiskowego",
4. weryfikowania realizacji działań korygujących i zapobiegawczych podejmowanych w komórkach organizacyjnych Urzędu Miasta Zakopane.

§ 5

Z upoważnienia Burmistrza Miasta Zakopane Pełnomocnik jest umocowany do akceptacji pod względem merytorycznym zaplanowanych w budżecie Miasta wydatków związanych z realizacją zadań określonych w § 2 .

§ 6

Pełnomocnik ponosi odpowiedzialność służbową za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zadań opisanych w § 2.

§ 7

Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych oraz pracowników Urzędu Miasta Zakopane do aktywnego włączenia się do prac nad funkcjonowaniem i doskonaleniem Systemu Zarządzania Jakością oraz do ścisłej współpracy z Pełnomocnikiem ds. Zarządzania Jakością,

§ 8

Wykonanie zarządzenia powierza się Pełnomocnikowi Burmistrza Miasta Zakopane ds. Systemu Zarządzania Jakością oraz kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Zakopane.

§ 9

Traci moc zarządzenie Nr 50/07 Burmistrza Miasta Zakopane z dnia 07 maja 2007 roku, w sprawie przystąpienia do opracowania i wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością (SZJ) wg normy PN-EN ISO 9001:2000 w Urzędzie Miasta Zakopane oraz powołania Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością.

§ 10

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania